Quando o assunto é reunião de resultados!
Reuniões de resultado são fundamentais para analisar o desempenho das equipes ou da empresa, em relação aos objetivos estabelecidos. Também são excelentes oportunidades de aprendizado e reforço dos propósitos da organização, contribuindo assim com o comprometimento dos envolvidos.
O Planejamento Estratégico é traçado a partir da MISSÃO, da VISÃO e dos VALORES da empresa, por isso, constituem a parte introdutória e essencial de uma boa reunião de resultados. Então, sempre que possível, relacione história(s) do dia a dia que representam a vivência do todo ou em parte deste tripé, para apoio junto à equipe, de forma criativa. Todavia, dê maior ênfase para a VISÃO, visto que ela representa o patamar que a empresa deseja atingir, o objetivo que se quer e precisa alcançar em determinado espaço de tempo.
Espera-se que as metas estratégicas da empresa sejam desdobradas para os níveis tático (líderes) e operacional, pois somente assim cada área saberá como contribuir para o alcance dos objetivos organizacionais.
As reuniões podem ocorrer de maneira vertical (o liderado apresentando os resultados para o líder) e na horizontal (mostrando os resultados para os pares da empresa). Entretanto, é importante que as reuniões de resultado ocorram, primeiramente, no interior de cada departamento a fim de que o desempenho seja discutido junto aos que estão envolvidos diretamente com o cumprimento de metas.
Posteriormente, os resultados de cada departamento deverão ser apresentados numa reunião de resultados geral, da qual, normalmente, participam os líderes/gerentes de área juntamente com a diretoria da empresa.
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Como roteiro para uma reunião de resultados eficaz (departamental ou geral), podemos sugerir os seguintes passos:
- Apresentação dos indicadores (relação entre o estabelecido para o mês e o resultado alcançado)
- Apresentação da evolução dos indicadores (relação entre o resultado alcançado no mês em relação ao mês anterior)
- Apresentação das “dores” que persistem nos processos prioritários (quais são, quais características) e correlação delas com planos de ação já traçados, colocados ou não em prática até o momento.
- Apresentação de ideias de melhoria (há novos planos de ação que devem ser criados e implementados?)
- Em caso de ações que dependem de orçamento: apresentação de dados do orçamento já consumido e/ou solicitação de recursos.
- Palavra com ênfase na possibilidade de execução. Momento para que os pontos positivos do mês são citados. Além disto, se algum resultado (relacionado à área ou aos indicadores avaliados) já foi atingido por alguém da empresa, por concorrentes, ou profissionais de outras empresas, este é o momento de compartilhar! Relembrar pontos positivos e resultados já alcançados, por meio de uma comunicação assertiva, pode gerar energia para maior engajamento.
Ao final, o foco da reunião de resultados será resolver os problemas prioritários, aqueles que têm maior impacto no fluxo de caixa da empresa, no envolvimento do time ou no prazo de execução de projeto estratégico; logo, a palavra da Liderança (no caso das reuniões departamentais) ou da Diretoria (no caso das reuniões gerais de apresentação de resultados) deverá ser neste sentido. Por isso, será importante finalizar a reunião reconhecendo e valorizando as contribuições dos participantes (seja em ideias ou esforços empregados), destacando os próximos passos e ações a serem tomadas com base nas conclusões tiradas, bem como definindo responsabilidades claras e prazos para garantir que as decisões sejam implementadas de forma eficaz.
Além das reuniões de apresentação de resultados, existem também as reuniões chamadas de All Hands (em português, “todas as mãos”). Estas reuniões envolvem toda a empresa ou departamentos inteiros (quando há diversas equipes que compõem um único departamento) e o objetivo delas é compartilhar atualizações do negócio, celebrar sucessos, e fomentar um senso de comunidade, pertencimento e propósito compartilhado.
A regularidade das reuniões All Hands deverá ser definida por cada empresa (mensal, bimestral ou trimestral), tendo em vista o entendimento de que elas se destacam por serem reuniões decisivas para manter todos informados e engajados com a visão e os objetivos da empresa. Como essas reuniões precisam ser produtivas, elas trazem apenas os indicadores mais importantes.
Por fim, não são apenas resultados, produtos ou serviços que devem ser melhorados. Esse conceito de melhoria contínua também pode nortear a forma como as reuniões de resultado ocorrem. Desta maneira, se você é o responsável por alguma reunião de resultados, mesmo em face do roteiro anteriormente sugerido, peça feedback dos participantes. Vá além e faça você mesmo uma avaliação da reunião, identificando pontos fortes e de progresso e use essas informações para aprimorar o planejamento e a condução de futuras apresentações de resultados.
Texto por
Mitzi Siqueira Peres e Sousa
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